Anfragen prüfen und bearbeiten

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Jede Anfrage enthält den Wunsch Ihres Kunden zu einem bestimmten Zeitpunkt: Leistung, Termin, Gästezahl, Auswahl, Mengen und Varianten. Prüfen Sie diesen Stand, bevor Sie Ihrem Team die Vorbereitung zusagen.

Eine neue Anfrage prüfen

1. Öffnen Sie Anfragen und filtern Sie nach Offen.
2. Lesen Sie Datum, Beginn beziehungsweise Lieferzeit und Gästezahl.
3. Prüfen Sie die ausgewählten Positionen mit ihren Mengen und Varianten.
4. Beachten Sie Notizen und besondere Wünsche.
5. Kontrollieren Sie offene Preise und die bekannte Preissumme.
6. Klären Sie fehlende Angaben mit dem Kunden, bevor Sie die Anfrage bestätigen.

Ein vorläufiges Angebot kann bei aktiviertem E-Mail-Service bereits mit der Eingangsbestätigung versendet worden sein. Ihr Betrieb prüft die Anfrage dennoch erst anschließend.

Angaben ändern

1. Klicken Sie an der Anfrage auf Bearbeiten.
2. Passen Sie die erforderlichen Kontakt-, Termin- oder Adressangaben an.
3. Bearbeiten Sie Positionen, Mengen und Preise im Anfrageeditor.
4. Ergänzen Sie optional die Rechnungsdaten des Kunden.
5. Prüfen Sie die neue Zusammenstellung und klicken Sie auf Anfrage speichern.

Mit diesen Änderungen bearbeiten Sie den gespeicherten Auftrag. Sie ändern nicht automatisch die Stammdaten des ursprünglichen Katalogprodukts. Umgekehrt schreiben spätere Katalogänderungen eine bereits gespeicherte Anfrage nicht automatisch um.

Änderungen mit dem Kunden abstimmen

1. Öffnen Sie E-Mail schreiben an der Anfrage.
2. Formulieren Sie, was sich geändert hat und welche Rückmeldung Sie benötigen.
3. Prüfen Sie Empfänger, Betreff und Text.
4. Senden Sie die Nachricht, wenn der E-Mail-Service aktiviert ist.
5. Kontrollieren Sie den Versandverlauf.

Erstellen Sie nach wesentlichen Preis- oder Leistungsänderungen bei Bedarf ein aktualisiertes Angebot. Bereits gespeicherte PDF-Dokumente behalten ihren bisherigen Stand.

Wenn mehrere Personen gleichzeitig arbeiten

Erhalten Sie einen Hinweis auf eine zwischenzeitliche Änderung, öffnen Sie die Anfrage erneut und vergleichen Sie die Angaben. Sichern Sie zuvor noch nicht gespeicherte Texte. Übernehmen Sie Ihre Änderung anschließend auf Grundlage des aktuellen Stands.

Für die Vorbereitung festhalten

Kontrollieren Sie zum Abschluss besonders:

• Termin: Tag und Beginn beziehungsweise Lieferzeit.
• Mengen: Gästezahl und Mengen jeder gewählten Position.
• Ausführung: Varianten und vereinbarte Besonderheiten.
• Abstimmung: Offene Fragen, Preise und Kundenbestätigung.

Besondere Wünsche im Freitext werden nicht automatisch fachlich bewertet. Stimmen Sie beispielsweise Unverträglichkeiten direkt mit dem Kunden und Ihrem zuständigen Team ab.

Weiter: Bestätigen und buchen.