Zahlungen, Stornierungen und Korrekturen bearbeiten
Halten Sie drei Vorgänge auseinander: einen Auftrag absagen, eine Rechnung korrigieren und eine Zahlung oder Rückzahlung erfassen. Jeder Vorgang hat seinen eigenen Bearbeitungsschritt.
Eine Zahlung zur Rechnung erfassen
Abschnitt betitelt „Eine Zahlung zur Rechnung erfassen“- Öffnen Sie unter Finanzen die betreffende Rechnung.
- Wählen Sie Zahlung erfassen.
- Geben Sie den tatsächlich eingegangenen Betrag, das Zahlungsdatum und die Zahlungsart an.
- Ergänzen Sie eine passende Referenz oder Notiz.
- Prüfen Sie die Angaben und klicken Sie auf Zahlung buchen.
- Kontrollieren Sie den verbleibenden offenen Betrag.
Teilzahlungen sind möglich. Prüfen Sie sowohl den Zahlungsstatus als auch den offenen Betrag einer Rechnung. Der manuell gewählte Anfragestatus Bezahlt – erledigt erzeugt keine solche Zahlungsbuchung.
Einen Zahlungslink verwenden
Abschnitt betitelt „Einen Zahlungslink verwenden“Wenn die entsprechende Zahlungsanbindung eingerichtet ist, können Sie an einer geeigneten Rechnung einen Zahlungslink über PayPal-Zahlungslink erstellen anlegen. Prüfen Sie den Betrag und verwenden Sie anschließend die dafür vorgesehene E-Mail-Aktion.
Eine zurückgekehrte Browserseite allein bestätigt noch keinen Zahlungseingang. Maßgeblich ist der von der Anwendung bestätigte Zahlungsvorgang. Bei einem unklaren Ergebnis prüfen Sie den Verlauf, bevor Sie einen zweiten Vorgang auslösen.
Einen Auftrag stornieren
Abschnitt betitelt „Einen Auftrag stornieren“- Öffnen Sie Anfragen und wählen Sie den betroffenen Vorgang.
- Klicken Sie auf Stornieren.
- Prüfen und bestätigen Sie die Rückfrage.
- Entscheiden Sie, ob Sie eine E-Mail vorbereiten möchten.
- Prüfen Sie den Status Storniert und den Verlauf.
Der Vorgang bleibt nachvollziehbar; offene Bestätigungslinks werden aufgehoben und der Auftrag erscheint nicht weiter als auszuführender Termin im Kalender.
Eine Auftragsstornierung storniert keine bereits ausgestellte Rechnung und löst keine automatische Rückzahlung aus. Bearbeiten Sie diese Vorgänge gesondert unter Finanzen.
Eine Rechnung berichtigen
Abschnitt betitelt „Eine Rechnung berichtigen“- Öffnen Sie die betreffende finalisierte Rechnung.
- Öffnen Sie Rechnungskorrektur erstellen und wählen Sie als Dokumenttyp Rechnungskorrektur, Kaufmännische Gutschrift oder Vollständige Stornierung.
- Geben Sie den Grund ein, erstellen Sie den Korrekturentwurf und prüfen Sie den Bezug zum Original.
- Kontrollieren Sie Positionen und Beträge in der Vorschau.
- Finalisieren Sie das Korrekturdokument und versenden Sie es bei Bedarf.
Das Original bleibt erhalten. Auch falsch erfasste Zahlungen werden über eine nachvollziehbare Gegenbuchung berichtigt. Eine tatsächliche PayPal-Rückzahlung verwenden Sie nur über die ausdrücklich dafür vorgesehene Aktion PayPal-Rückzahlung und prüfen deren Ergebnis.
Weiter: Anfragen bearbeiten · Lizenzzahlungen und Kundenrechnungen unterscheiden.