Aufträge bestätigen und buchen

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Bestätigt und Gebucht beschreiben zwei unterschiedliche Schritte: Ihr Betrieb sagt zu; anschließend bestätigt der Kunde oder Ihr Team dokumentiert eine bereits anderweitig erzielte Einigung.

Vom Kundenwunsch zum gebuchten Auftrag

Schritt	Was geschieht?
Anfrage geht ein	Die Auswahl wird gespeichert. Bei aktivierter E-Mail-Kommunikation erhält der Kunde das vorläufige Angebot als PDF.
Ihr Betrieb prüft	Sie klären Leistung, Termin, Mengen, Varianten und Preise.
Sie setzen Bestätigt	Der Shop erzeugt einen Bestätigungslink.
Der Kunde bestätigt	Er prüft die Angaben auf der verlinkten Seite und bestätigt ausdrücklich. Der Status wird Gebucht.
Einigung auf anderem Weg	Sie können den Status selbst auf Gebucht setzen.

Die Zusage des Betriebs erfassen

1. Öffnen und prüfen Sie die Anfrage. Ergänzen Sie eine noch fehlende Beginn- beziehungsweise Lieferzeit.
2. Stellen Sie den Status auf Bestätigt.
3. Entscheiden Sie im Dialog E-Mail versenden? zwischen Ja und Nein.
4. Mit Ja öffnen Sie eine vorausgefüllte E-Mail. Prüfen oder ändern Sie den Text und klicken Sie ausdrücklich auf E-Mail senden.
5. Mit Nein bleibt die Statusänderung gespeichert; es wird über diesen Dialog keine Nachricht versendet.

Diese E-Mail-Frage erscheint bei interaktiven Statuswechseln auch für andere Status. Das Öffnen des vorausgefüllten Dialogs allein versendet noch keine Nachricht.

Den Bestätigungslink später senden

1. Öffnen Sie an der Anfrage Verlauf / Bestätigungslink. Diese Ansicht ist auch bei deaktiviertem E-Mail-Service erreichbar.
2. Suchen Sie den Bereich Status- und Bestätigungsverlauf.
3. Kopieren Sie den aktiven Link oder verwenden Sie Status-E-Mail vorbereiten.
4. Teilen Sie ihn mit dem vorgesehenen Kunden.

Der Link bleibt bis zur Buchung aktiv. Stellen Sie die Anfrage wieder auf Offen oder Storniert, wird ein offener Link aufgehoben. Bei einer späteren erneuten Bestätigung entsteht ein neuer Link. Der Verlauf bleibt erhalten.

Was der Kunde sieht

Der Kunde öffnet den Link, liest die gespeicherten Angaben und bestätigt die angezeigte Zusammenstellung ausdrücklich. Das bloße Öffnen des Links bucht den Auftrag noch nicht. Bei zwischenzeitlich geänderten Angaben muss er die aktuelle Fassung erneut prüfen.

Eine telefonische Einigung erfassen

Wenn Sie die Buchung telefonisch oder persönlich vereinbart haben, setzen Sie den Status selbst auf Gebucht. Stimmen Sie auch hier ab, ob eine zusätzliche E-Mail sinnvoll ist.

Nutzen Sie vor der Vorbereitung möglichst den gebuchten, geprüften Stand. Finanzstatus wie Rechnung gesendet und Bezahlt bearbeiten Sie bewusst in Ihrem weiteren Ablauf; sie ersetzen keine Buchung unter Finanzen.

Weiter: Tagesplanung und Vorbereitung.